项目管理知识体系指南之项目时间管理

项目时间管理贯穿项目的始终。项目启动时就需要初步确定项目的里程碑,详细的项目时间管理是在需求结束的详细计划阶段。

项目时间管理的最终目的是制定项目进度计划表,并对其进行执行和监控。项目时间管理一般分为以下工作:活动定义、活动排序、活动资源估算、活动时间估算、制定进度表、计划执行及监控。

时间管理的合理以及控制,直接关系到项目进度,也就关系到项目的收益,可以说项目时间是很多领导所关注的。项目时间管理虽然有很好的理论支持,但现实中总会遇到这样或那样的问题干扰你的计划,如:人员流动、客户时间安排、领导期望等。这需要项目经理在进行项目时间管理时,既需要按理论的指导在管理上按规范来做,但在制定具体计划时要尊重现实,并需要取得各干系方的认可。

项目管理,凡事重在计划,更重执行。计划总不如变化来得快,所以项目经理需要不断对将要执行的计划进行跟踪、确认,需要经常对制定的计划进行调整。以保证计划的可行性,而不是制定计划就等待计划的执行,届时计划条件不成立时就埋怨条件不成立。

1.1 活动定义
对项目的工作包进行分解,形成可执行的活动。活动分解得越细越好,越能指导接下来的资源估算与时间估算。在此阶段,活动定义的结果必须是具体可执行的任务。

IT项目中的活动一般包括:管理内容、流程内容、具体工作内容。

1.1.1 主要工作
(1) 根据具体项目选定合适的项目进度表模板,指导整个项目时间管理过程。如:根据公司组织资产库,选择合适的Project格式的模板,根据模板的内容指导整个项目进度计划表的制定。

(2) 根据项目的特性、具体情况,制定项目管理的活动内容。这部分是活动定义很容易忽略但它又是占用项目经理大部份时间的。同时这部分工作还会占用组员的时间。

(3) 制定项目流程活动内容。如:需求确认过程、计划制定、试运行的前置工作(手册编写)等。

(4) 制定项目具体工作内容。IT项目中一般指编码工作,需要具体到每一个模块的功能。不能忽略公用功能的安排,这是很多项目经理安排工作时所忽略的。

1.1.2 主要成果
(1) 项目进度计划中的工作活动内容

1.2 活动排序
对已经定义的活动进行排序,形成可行的活动执行顺序。活动排序的合理性会对项目的执行、进度造成较大影响。一些活动需要很好地识别前置任务,也需要识别那些任务可以并行进行或必须有哪些前置任务。

1.2.1 主要工作
对活动定义进行整理,理清它们的关联,确定它们的排序,需要考虑以下因素:

1) 活动的前置活动以及其它相关活动。

2) 根据项目实际情况(客户的紧急程度、公司领导的态度、人力情况)确定活动的优先级。

1.2.2 主要成果
(1) 项目进度计划中排序好的工作活动内容。

1.3 活动资源估算
对排序好的活动进行资源的评估。资源估算一开始只需要具体到安排什么角色,数量如何。然后与领导、相关职能部门评估资源,然后安排具体人员。

1.3.1 主要工作
(1) 根据活动的内容安排人员的角色,并估算数量。

(2) 向相关职能部门了解相关角色的资源情况,进行调整。如果项目组已经委派了人员,则需要确定由哪些人担任哪些角色,此时就需要根据实际安排相关的培训内容。(详细见“项目人力资源管理”,资源估算与项目团队规划相互影响 )。

(3) 资源的安排会涉及到业主方或其它项目干系方,需要与对方进行深入沟通,包括活动的内容,以及他们的工作重点,并征得对方的时间安排。

(4) 最后把活动的资源具体到相关人员。

1.3.2 主要成果
(1) 项目进度计划中具体活动的资源安排。

1.4 活动时间估算
根据活动的定义、活动资源的安排进行了活动时间的安排。这也需要根据项目的实际进行,需要和客户相关负责、公司相关领导一起讨论,此时也有可能反过来调整所安排的资源。

时间估算一般根据项目经理的经验结合项目成员的实际情况。如果项目经理没有这方面的经验,可参考公司的组织资产库或请教有经验的人员。无论有无经验,都需要了解项目组员的实际情况,包括他们的技术能力、对业务的了解,这需要与项目的组员进行深入的沟通。

1.4.1 主要工作
根据项目活动的活动内容、资源安排,进行时间的估算,这需要考虑以下因素:

1) 活动的难易

2) 人员的水平以及硬件资源的情况

3) 客户的紧急程度

4) 领导的期望

1.4.2 主要成果
(1) 项目进度计划中具体活动的时间安排

1.5 制定进度表
根据活动定义、活动排序、资源估算、时间估算,最终制定项目进度计划(即可行的WBS)。这需要得到客户相关负责人、公司相关领导的认可。同时,也需要和项目组员、相关参与人员宣讲。

1.5.1 主要工作
(1) 制定最终的项目进度计划,并发布。

(2) 向相关人员通告、宣讲。对项目组员,要进行宣讲,让他们清楚进度计划。对其它干系方的资源,要通知他们计划的安排并取得认可。

(3) 取得项目干系方负责人的认可。

1.5.2 主要成果
(1) 项目进度计划

1.6 计划执行及监控
根据制定的项目进度计划,执行具体事项。同时,经常对制定的计划进行审查并根据项目的实际情况调整计划,监控影响项目计划的各方面。

1.6.1 主要工作
(1) 执行具体的计划。

(2) 经常对项目计划进行审查,确认它符合实际情况,并不断与计划的相关资源方沟通,提前准备。

(3) 经常对项目计划进行审查,对不符合实际的计划内容进行变更,并取得相关认可。

(4) 周期性的总结对比,并进行汇报(具体见“沟通管理” )。

1.6.2 主要成果
(1) 变更的过程资料

(2) 变更后的项目计划

(3) 项目执行过程的相关资料

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